Предприятия малого и среднего бизнеса могут автоматизировать процессы, не формируя собственную ИТ-инфраструктуру и не тратя существенные средства на разработку. В качестве решения им доступны готовые облачные сервисы, CRM-системы и стандартные программные продукты. Но перед запуском автоматизации следует учесть не только цену программного обеспечения, но и затраты на его настройку, интеграцию и последующее обслуживание. Об этом 7 ноября сообщил «Известиям» Александр Климешов, директор центра отраслевой экспертизы ИТ-холдинга LANSOFT.
Как пояснил эксперт, для небольших компаний одним из самых доступных путей автоматизации по-прежнему остается применение готовых облачных сервисов. К примеру, CRM-системы дают возможность фиксировать обращения клиентов и отслеживать обработку заявок, электронный документооборот уменьшает долю ручной работы с документами, а инструменты интеграции предотвращают повторный ввод одних и тех же данных в различные программы. Для регулярных операций с понятным алгоритмом выполнения можно также использовать роботизацию.
«При этом скорость окупаемости автоматизации зависит от масштаба проблемы и сложности внедрения. Наиболее быстро экономический эффект может проявиться в проектах, которые позволяют устранить конкретные потери без серьезного изменения действующих бизнес-процессов. Так, автоматизация обработки входящих заявок помогает сократить время реакции менеджеров и уменьшить количество обращений, оставшихся без ответа. Внедрение электронного документооборота в свою очередь позволяет снизить расходы на печать, доставку и ручную обработку документов», — сказал эксперт.
Вместе с тем итог подобных проектов в значительной степени зависит от количества операций. Когда компания получает немного заявок или имеет дело с ограниченным числом документов, расходы на автоматизацию могут превысить экономию, которую она принесет. Поэтому перед внедрением нужно оценить, как часто выполняется та или иная операция и какие ресурсы она забирает в настоящее время.
Еще одна частая проблема — выход за рамки первоначального бюджета. По словам Климешова, организации часто недооценивают затраты, не входящие напрямую в стоимость программного обеспечения. Сюда входят перенос данных, настройка интеграций, перестройка бизнес-процессов, обучение сотрудников и последующее сопровождение системы. Особенно ощутимыми дополнительные расходы бывают при индивидуальной разработке и серьезной доработке типовых решений: по мере уточнения требований сроки и количество работ могут возрастать.
Эксперт также отметил, что невысокая цена подписки на один сервис не всегда оборачивается экономией для бизнеса. Когда для решения одной задачи приходится задействовать несколько программ, затраты на их интеграцию и поддержку могут оказаться выше стоимости самих лицензий. Поэтому, выбирая решение, нужно принимать во внимание совокупную стоимость его использования, а не только стартовую цену.
Для определения экономической целесообразности автоматизации Климешов советует оценивать каждый проект на примере отдельного бизнес-процесса. Следует заранее выяснить, какие потери рабочего времени, клиентов или иных ресурсов получится сократить за счет внедрения и сколько средств понадобится на изменение текущего порядка работы.
Подобный подход дает возможность сравнить ожидаемую экономию с полной стоимостью проекта и не вкладываться в решения, чья эффективность не подтверждена расчетами. Для малого и среднего бизнеса это особенно существенно, так как автоматизация должна не только упрощать отдельные операции, но и приносить измеримую экономическую выгоду.
Климешов 30 октября назвал признаки необходимости заменить корпоративное программное обеспечение (ПО). По его словам, если сбои и критические ошибки постоянно мешают бизнес-процессам, нужно выяснить их причины и понять, можно ли решить проблемы в рамках действующей системы. Падение производительности также требует анализа: оно может быть связано с архитектурой, инфраструктурой или настройками ПО.