Регулярное использование пометки «АСАП» в рабочих поручениях уже не означает, что задача действительно требует немедленного выполнения — во многих организациях такой подход стал обыденным. О том, почему возникает режим постоянной спешки и как наладить расстановку приоритетов, «Известиям» 25 августа рассказала Мария Васюра, занимающая пост директора по развитию продуктового направления платформы «Сфера» IT-холдинга Т1.

«Сегодня до половины рабочего времени сотрудники тратят на рутинные действия, включая поиск информации и отслеживание статуса задач. Когда при этом все дела одинаково срочные, они вынуждены самостоятельно определять, за что взяться в первую очередь, и постоянно переключаться между поручениями. В результате часть времени уходит не на выполнение задач, а на организацию собственной работы», — отметила эксперт.

По мнению Васюры, бесконечная срочность чаще возникает не из-за увеличения нагрузки, а из-за отсутствия единых критериев при постановке задач и определении их приоритетности. Когда каждая новая задача маркируется как максимально важная, система приоритетов теряет смысл.

Специалист добавила, что злоупотребление словом «срочно» приводит к обесцениванию этого маркера. При обилии сообщений и заданий работники все хуже различают по-настоящему значимые поручения и маловажные. Перегрузку при этом создают не только большие объемы работы, но и нечеткие формулировки, неопределенные сроки и регулярное переназначение приоритетов.

Когда свежие поручения приходят сразу по электронной почте, в мессенджерах и через устные договоренности, у команды пропадает целостная картина того, чем стоит заниматься в первую очередь. В итоге люди начинают постоянно реагировать на внешние раздражители, вместо того чтобы планомерно выполнять намеченные дела.

По словам Васюры, параллельное ведение нескольких дел негативно сказывается на производительности. Переход от одной задачи к другой вынуждает тратить время на повторное вхождение в контекст, что удлиняет сроки, увеличивает риск ошибок и усиливает усталость персонала.

В качестве решения Васюра посоветовала создать открытую систему управления задачами. Как она подчеркнула, в каждом поручении должны быть четко прописаны цель, срок, ответственный и степень важности.

«Задача системы управления — не заставить сотрудников работать быстрее, а сделать так, чтобы они всегда понимали, что требует внимания именно сейчас. Если команда перестает жить в режиме постоянных «АСАПов», то выигрывают все: руководители получают более прогнозируемый результат, а сотрудники могут сосредоточиться на работе, а не на бесконечном переключении между задачами», — заключила эксперт.

HR-директор Level Group Валентина Романова 12 августа в беседе с «Известиями» сообщила, что в социальных медиа все большим спросом пользуется формат «тихого обеда» — такой перерыв сотрудник проводит без коллег: гуляет, отдыхает в спокойном месте, отключает уведомления или ограничивает общение. По словам эксперта, для некоторых людей обед с коллегами оказывается не отдыхом, а продолжением рабочего процесса.